I. Общие положения
1.1. Настоящие правила разработаны в соответствии с «Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации», утвержденными приказом Федеральной архивной службы России от 6 июля 1998 г. № 51 и зарегистрированными в Минюсте РФ 16 декабря 1998 г.; «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН», утвержденными приказами Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. № 19 и 16.02.2009 № 68; приказом Минстерства культуры РФ от 03.06.2013 № 635.
1.2. Правила устанавливают порядок работы исследователей с открытыми документами в читальном зале СПбФ АРАН.
1.3. Все исследователи обладают равными правами на доступ к документам СПбФ АРАН.
1.4. Плата за посещение читального зала СПбФ АРАН и пользование документами не взимается.
1.5. Платные услуги исследователям предоставляются СПбФ АРАН в соответствии с прейскурантом цен, утвержденным приказом директора АРАН.
1.6. Распорядок работы читального зала: понедельник, среда, четверг с 10.00 до 17.00, без перерыва на обед.
II. Порядок допуска исследователей в читальный зал СПбФ АРАН
2.1. Исследователи допускаются в читальный зал на основании личных заявлений. Исследователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, представляют письма направивших их организаций с указанием темы и цели исследования.
2.2. В личных заявлениях или письмах указываются фамилия, имя, отчество исследователей, должность, ученое звание, ученая степень, тема, цель и хронологические рамки исследования.
2.3. Разрешение на работу в читальном зале дает директор СПбФ АРАН на необходимый исследователям срок, как правило, со дня оформления до конца календарного года. При необходимости продления срока вопрос согласовывается с директором СПбФ АРАН.
2.4. Все исследователи знакомятся с «Правилами работы исследователей в читальном зале Санкт-Петербургского филиала Федерального государственного бюджетного учреждения Архива Российской академии наук (СПбФ АРАН)» и заполняют анкету (Приложение 1).
III. Права исследователей
3.1. Исследователям предоставляются имеющиеся в СПбФ АРАН справочники (описи, каталоги, обзоры), дела и документы, в том числе, фотодокументы (в виде позитивных отпечатков).
3.2. Исследователи, работающие в читальном зале СПбФ АРАН, имеют право:
3.2.1. Получать информацию о распорядке работы читального зала, услугах, оказываемых СПбФ АРАН через читальный зал, порядке и условиях их предоставления.
3.2.2. Получать консультации специалистов СПбФ АРАН о составе и содержании документов в соответствии с темой исследований и имеющихся в СПбФ АРАН справочниках.
3.2.3. Получать информацию, в том числе в письменной форме, о причине отказа (отсрочки) в выдаче дел (документов), существующих ограничениях на выдачу и копирование документов по теме исследования, а также о сроках, в течение которых они будут действовать.
3.2.4. Обжаловать отказ в выдаче архивных документов или справочников по теме исследования в соответствии с действующим законодательством.
3.2.5. Пользоваться печатными изданиями из фондов научно-справочной библиотеки.
3.2.6. Заказывать копии архивных документов по теме исследования с предварительного разрешения руководства СПбФ АРАН, делать выписки из предоставленных им дел, документов, архивных справочников.
3.2.7. По специальному разрешению руководства СПбФ АРАН использовать собственные технические средства (персональный компьютер, магнитофон, диктофон с автономными источниками питания, без звуковых сигналов) или арендовать технические средства СПбФ АРАН, если это не мешает работе других исследователей. Не разрешается применение технических средств, имеющих сканирующее или фотографирующее устройство (в том числе фотоаппаратов, мобильных телефонов, сканирующих ручек и пр.).
3.2.8. Проносить в читальный зал по согласованию с его сотрудником машинописный и печатный текст, гранки научной работы.
3.3. С разрешения директора СПбФ АРАН исследователей могут сопровождать переводчики или помощники, которые оформляются на общих основаниях.
IV. Обязанности и ответственность исследователей
4.1. Исследователи обязаны:
4.1.1. Соблюдать настоящие «Правила работы исследователей в читальном зале Санкт-Петербургского филиала Федерального государственного бюджетного учреждения Архива Российской академии наук (СПбФ АРАН)».
4.1.2. Регистрироваться при каждом посещении в журнале посещений читального зала.
4.1.3. При работе с документами избегать любых действий, которые могли бы привести к порче или утрате документов.
4.1.4. Заполнять листы использования просмотренных дел с указанием номеров листов, указывая дату использования, фамилию и инициалы (разборчиво), характер произведенной работы (просмотр, выписки и т.п.) и ее цель.
4.1.5. После окончания работы при каждом посещении сдавать предоставленные ему описи, дела (единицы хранения), печатные издания сотруднику читального зала.
4.1.6. Соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и порядок во время работы.
4.1.7. В соответствии с законом Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» (ст. 12, п. 2) использовать архивные данные с обязательной ссылкой на источник информации, т.е. указывать название СПФ АРАН и поисковые данные документов: номер фонда, описи, дела (единицы хранения) и листа.
4.1.8. Не передавать выписки или копии документов СПбФ АРАН для любого вида использования другим физическим и юридическим лицам, в том числе архивным учреждениям.
4.1.9. В случае публикации документа заключать специальный договор с СПбФ АРАН.
4.1.10. Соблюдать режим конфидециальности в отношении ставшей известной инофрмации, использование и распространение которой ограничено законодательством Российской Федерации.
4.2. Исследователи предоставляют СПбФ АРАН библиографическую справку или
экземпляры издания (произведения), подготовленного на основе архивных
документов, согласно договору с архивом.
4.3. Вопросы, связанные с хищением или порчей архивных документов исследователями, решаются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
4.4. Исследователи, совершившие действия, нанесшие моральный и материальный ущерб СПбФ АРАН, несут ответственность в установленном действующим законодательством порядке и лишаются права пользования читальном залом СПбФ АРАН.
4.5. В целях обеспечения сохранности архивных документов не разрешается:
4.5.1. Входить в читальный зал в верхней одежде, вносить любые виды сумок, пластиковые пакеты, зонты.
4.5.2. Пользоваться в читальном зале мобильными телефонами.
4.5.3. Курить во всех помещениях архива, употреблять продукты питания и пить напитки в читальном зале.
4.5.4. Выносить дела из читального зала.
4.5.5. Передавать дела другим лицам.
4.5.6. Оставлять открытые дела незащищенными от солнечного или электрического света на продолжительное время.
4.5.7. Писать на листах бумаги, положенных поверх документов.
4.5.8. Загибать углы листов.
4.5.9. Калькировать документы.
4.5.10. Вкладывать в дела посторонние предметы.
4.5.11. Отслеживать текст пальцами и прочими предметами. Следует попросить у сотрудника читального зала чистый лист плотной бумаги.
4.5.12. Допускать, чтобы дело или его часть свешивались со стола.
4.5.13. Класть локти, а также компьютеры, териради и другие личные вещи на документы.
4.5.14. Вносить изменения в тексты документов, в заверочные листы дел, делать на документах и обложках дел пометы, исправления, подчеркивания.
4.5.15. Перекладывать листы из одного дела в другое.
4.5.16. Менять последовательность листов в несброшюрованных делах. Замечания по содержанию и оформлению дел и порядку расположения листов в деле подавать в письменном виде сотруднику читального зала.
4.5.17. Пользоваться при непосредственной работе с архивными документами клеем, скотчем, маркером, штрихом для пишущей машинки, копировальной бумагой, авторучкой, ножницами, другими режущими предметами.
4.5.18. Приглашать посторонних лиц, не оформленных в читальном зале, для работы с архивными документами.
4.5.19. Пользоваться документами, выписанными другими исследователями.
V. Порядок выдачи дел, печатных изданий, предоставления научно-справочного аппарата
5.1. Дела и другие материалы предоставляются исследователям на основании
заполненных бланков требований (Приложение 2) с разрешения директора СПбФ АРАН.
5.2. Иногородние исследователи могут заказать дела через Интернет, выслав на электронный адрес архива заполненный бланк требования, который имеется на официальном сайте СПбФ АРАН.
5.2. Дела и другие материалы выдаются исследователям под расписку в бланке требования за каждую единицу предоставленного материала. После получения исследователями запрошенных материалов требования подшиваются в их личные дела.
5.3. Единовременно для пользования может быть выдано не более 5 дел (иногородним исследователям до 10 дел).
5.4. Заказанные и не использованные дела хранятся в читальном зале не более двух недель.
5.5. Требования на новые документы принимаются после сдачи заказанных ранее дел. Возвращенные в хранилища документы могут быть повторно выданы исследователю не ранее, чем через шесть месяцев.
5.6. Сроки выдачи описей, дел, документов и других материалов в СПбФ АРАН: документы выдаются по графику, согласованному с сотрудниками читального зала. Справочно-информационные и другие печатные издания, хранящиеся в читальном зале и зале НСА, выдаются исследователям в день заказа.
5.7. Архивные материалы предоставляются сроком:
- описи и архивные справочники - на один день;
- уникальные документы - на один день;
- несброшюрованные и особо ценные документы - до 14 дней;
- документы большого формата и изобразительные документы - до 14 дней;
- прочие дела и печатные издания - на один месяц.
5.8. Для продления срока хранения и использования в читальном зале описей, дел, документов, других материалов необходимо связаться по телефону или лично с сотрудником читального зала. Продление сроков использования уникальных и особо ценных документов согласуется с администрацией СПбФ АРАН, при необходимости оформляется новый заказ.
5.9. При наличии фонда использования подлинные документы в читальный зал,
как правило, не выдаются.
5.10. При получении описей, дел, других материалов исследователи
проверяют их состояние и сохранность в присутствии сотрудника читального зала. При обнаружении повреждения или дефектов дел, документов, отсутствия листов в деле, неправильной нумерации исследователи должны сообщить об этом сотруднику читального зала. В противном случае при приеме документов от исследователя сотрудником читального зала ответственность за отсутствие или дефектность листов возлагается на исследователя.
5.11. Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случаях:
- их плохого физического состояния или реставрации;
- ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;
- необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками СПбФ АРАН (плановая научная и справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов и др.);
- выдачи дел и документов во временное пользование другим учреждениям;
- экспонирования заказанных материалов на выставке;
- выдачи их другому исследователю.
5.12. В читальный зал не выдаются дела (документы), не прошедшие научного
описания и технического оформления и не сданные на государственное хранение.
VI. Копирование и выдача копий архивных документов, изготовленных по заказам исследователей
6.1. Все виды копий документов (электронные, машинописные, ксеро-, фото-, кино-, видеокопии, микрофильмы, микрофиши и т.п.) изготовляются для исследователей только с разрешения директора СПбФ АРАН и исключительно техническими средствами СПбФ АРАН. Какое-либо самостоятельное копирование документов СПбФ АРАН категорически запрещено.
6.2. Порядок копирования материалов для исследователей, работающих в читальном зале СПбФ АРАН, определяется «Положением о копировании материалов СПбФ АРАН» и «Инструкцией для сотрудников отдела информационного обеспечения и учета документальных материалов по оформлению заказов на копирование материалов СПбФ АРАН по заявлениям сторонних исследователей и организаций», утвержденным 16.11.2010 г. (приказ № 56).
6.3. Ограничение на копирование документов архивного фонда:
6.3.1. Ограничение на копирование архивных документов в соответствии с Гражданским кодексом РФ от 01.11.2008, часть 4 и Законом РФ об архивах и архивной деятельности от 22.10.2004 г. может быть наложено фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное хранение.
6.3.2. Копирование документов, составляющих объект авторского права, в том числе документов творческого характера, аудиовизуальных документов осуществляется в соответствии с Законом РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и IV частью ГК РФ.
6.3.3. Копированию не подлежат документы, находящиеся в плохой физической сохранности (в том числе с поврежденными переплетами), или документы, при копировании которых может быть нанесен ущерб их физическому состоянию.
6.3.4. Вопрос о копировании уникальных и особо ценных документов, а также документов из дел, требующих расшивки или реставрации, решается руководством СПбФ АРАН в каждом конкретном случае.
6.3.5. Копирование крупноформатных документов: чертежей, карт и рисунков, - производится в исключительных случаях в зависимости от технических возможностей СПбФ АРАН.
6.3.6. Не производится копирование фондов, коллекций и дел в полном объеме, а таже копирование свыше 70 кадров из одного дела.
6.3.7. Копирование неопубликованных описей, каталогов, картотек, а также баз и банков данных и других архивных справочников в полном объеме не производится. Допустимые объемы копирования согласуются с руководством архива в каждом конкретном случае.
6.3.8. Объем изготавливаемых копий для одного исследователя ограничен 150 кадрами в год.
6.3.9. Разовый заказ на копирование в связи с техническими возможностями СПбФ АРАН ограничен 40 кадрами. Следующий заказ принимается по исполнении предыдущего.
6.3.10. В исключительных случаях копирование свыше указанного объема может производиться с разрешения директора СПбФ АРАН.
6.4. Все виды копий оплачиваются потребителями информации.
6.5. Основанием на копирование является заявление, оформленное по утвержденной форме (Приложение 3)и содержащее все необходимые визы.
6.6. Выполнение заказов на копирование осуществляется после оплаты работ по изготовлению копий. Для оплаты копирования документов выписывается квитанция или счет, оформляемые сотрудником читального зала. Оплата копирования производится исследователями в соответствии с прейскурантом цен, утвержденным приказом директора АРАН. В случае неоплаты счета в установленные сроки заказ аннулируется, документы, отобранные для копирования, возвращаются в хранилища и могут быть повторно выданы для копирования не ранее, чем через шесть месяцев.
6.7. Качество изготавливаемых копий обеспечивается СПбФ АРАН.
6.8. По заказам исследователей в зависимости от физического состояния документов изготавливаются сканированные копии документов; с документов, возраст которых не превышает 50-ти лет, могут изготавливаться ксерокопии. Копирование документов производится путем сканирования с записью на СD-диски, флэш-карты, а также, по желанию потребителя информации, с последующей распечаткой на принтере.
6.9. Выдача копий документов осуществляется заведующим отделом информационного обеспечения и учета документальных материалов лично в руки заказчику, его доверенному лицу или высылаются по указанным адресам.