Правила работы исследователей в читальном зале 
Санкт-Петербургского филиала Федерального государственного бюджетного учреждения науки 
Архива Российской академии наук
(СПбФ АРАН)

I. Общие положения

 1.1. Настоящие Правила разработаны в соответствии с «Порядком использования архивных документом в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации», утвержденных приказом Федерального архивного агентства (Росархив) № 143 от 1 сентября 2017 г. (ред. от 09.06.2021 г., приказ № 51);  «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях», утвержденными приказом Федерального архивного агентства (Росархив) № 24 от 2 марта 2020 г.

1.2. Правила устанавливают порядок работы исследователей с открытыми документами в читальном зале СПбФ АРАН.

1.3. Все исследователи обладают равными правами на доступ к документам СПбФ АРАН.

1.4. Плата за посещение читального зала СПбФ АРАН и пользование документами не взимается.

1.5. Платные услуги исследователям предоставляются СПбФ АРАН в соответствии с прейскурантом цен, утвержденным в установленном порядке.

1.6. Распорядок работы читального зала: понедельник, среда, четверг с 10.00 до 17.00, без перерыва на обед.

II. Порядок допуска исследователей в читальный зал СПбФ АРАН

2.1. Исследователи — граждане Российской Федерации допускаются к работе в читальном зале на основании личных заявлений. Исследователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, представляют оригинал официального письма направившей их организации (с печатью организации) с указанием темы и цели исследования. Граждане иностранных государств допускаются к работе в читальном зале только на основании оригинала официального письма направившей их организаций (с печатью организации) с указанием темы и цели исследования.

2.2. В личных заявлениях или письмах указываются фамилия, имя, отчество исследователей, должность, ученое звание, ученая степень, тема, цель и хронологические рамки исследования.

2.3. Разрешение на работу в читальном зале дает директор СПбФ АРАН на необходимый исследователям срок, как правило, со дня оформления до конца календарного года. При переоформлении вновь предоставляются документы с актуальной датой, указанные в п. 2.1.

2.4. Все исследователи знакомятся с Правилами и заполняют анкету по установленной форме (Приложение 1) и Согласие на обработку персональных данных (Приложение 2).

III. Права исследователей

3.1. Исследователям предоставляются имеющиеся в СПбФ АРАН справочники (описи, каталоги, обзоры), дела и документы, в том числе, фотодокументы (в виде позитивных отпечатков).

3.2. Исследователи, работающие в читальном зале СПбФ АРАН, имеют право:

3.2.1. Получать информацию о распорядке работы читального зала, услугах, оказываемых СПбФ АРАН через читальный зал, порядке и условиях их предоставления.

3.2.2. Получать консультации специалистов СПбФ АРАН о составе и содержании документов в соответствии с темой исследований и имеющихся в СПбФ АРАН справочниках.

3.2.3. Получать информацию, в том числе в письменной форме, о причине отказа (отсрочки) в выдаче дел (документов), существующих ограничениях на выдачу и копирование документов по теме исследования, а также о сроках, в течение которых они будут действовать.

3.2.4. Обжаловать отказ в выдаче архивных документов или справочников по теме исследования в соответствии с действующим законодательством.

3.2.5. Заказывать копии архивных документов по теме исследования в соответствии с порядком, изложенным в разделе VI Правил, делать выписки из предоставленных им дел, документов, справочных ресурсов.

3.2.6. По разрешению сотрудников читального зала СПбФ АРАН (в особых случаях — по согласованию с директором СПбФ АРАН) использовать собственные технические средства (персональный компьютер, магнитофон, диктофон с автономными источниками питания, без звуковых сигналов), если это не мешает работе других исследователей. Не разрешается применение технических средств, имеющих сканирующее или фотографирующее устройство (в том числе фотоаппаратов, мобильных телефонов, сканирующих ручек и пр.).

3.2.7. Проносить в читальный зал по разрешению директора СПбФ АРАН машинописный и печатный текст, гранки научной работы.

3.3. С разрешения директора СПбФ АРАН исследователей могут сопровождать переводчики или помощники, о чем делается соответствующее дополнение в заявление на работу в читальном зале. Сопровождающие лица оформляются на общих основаниях.

IV. Обязанности и ответственность исследователей

4.1. Исследователи обязаны:

4.1.1. Соблюдать настоящие Правила.

4.1.2. Регистрироваться при каждом посещении в журнале посещений читального зала.

4.1.3. При работе с документами избегать любых действий, которые могли бы привести к порче или утрате документов.

4.1.4. Заполнять листы использования просмотренных дел с указанием номеров листов, указывая дату использования, фамилию и инициалы (разборчиво), характер произведенной работы (просмотр, выписки и т. п.) и ее цель.

4.1.5. После окончания работы при каждом посещении сдавать предоставленные ему описи, дела (единицы хранения) сотруднику читального зала.

4.1.6. Соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и порядок во время работы.

4.1.7. В соответствии с законом Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» (ст. 12, п. 2) использовать архивные данные с обязательной ссылкой на источник информации, т. е. указывать название СПбФ АРАН и поисковые данные документов: номер фонда, описи, дела (единицы хранения) и листа.

4.1.8. Не передавать выписки или копии документов СПбФ АРАН для любого вида использования другим физическим и юридическим лицам, в том числе архивным учреждениям.

4.1.9. В случае публикации документа заключать специальный договор с СПбФ АРАН и предоставлять минимум один экземпляр публикации. После выхода в свет публикации и предоставления об этом информации в СПбФ АРАН в учетных документах (описи) проставляется отметка о публикации документа.

4.2. Вопросы, связанные с хищением или порчей архивных документов исследователями, решаются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

4.3. Исследователи, совершившие действия, нанесшие моральный и материальный ущерб СПбФ АРАН, несут ответственность в установленном действующим законодательством порядке и лишаются права пользования читальном залом СПбФ АРАН.

4.4. В целях обеспечения сохранности архивных документов не разрешается:

4.4.1. Входить в читальный зал в верхней одежде, вносить любые виды сумок, пластиковые пакеты, зонты.

4.4.2. Пользоваться в читальном зале мобильными телефонами.

4.4.3. Курить во всех помещениях архива.

4.4.4. Употреблять продукты питания и пить напитки в помещениях архива, кроме специально отведенного для этого места (кулер в холле второго этажа, столовая).

4.4.5. Выносить дела из читального зала.

4.4.6. Передавать дела другим лицам.

4.4.7. Оставлять открытые дела незащищенными от солнечного или электрического света на продолжительное время.

4.4.8. Писать на листах бумаги, положенных поверх документов.

4.4.9. Загибать углы листов архивного дела и описи.

4.4.10. Калькировать документы.

4.4.11. Вкладывать в дела посторонние предметы.

4.4.12. Отслеживать текст пальцами и прочими предметами. Следует попросить у сотрудника читального зала чистый лист плотной бумаги.

4.4.13. Допускать, чтобы дело или его часть свешивались со стола.

4.4.14. Ставить локти и класть компьютеры, тетради и другие личные вещи на документы.

4.4.15. Класть переплетенные дела на стол в раскрытом виде; для просмотра переплетенных дел предусмотрены специальные подставки, которые вместе с делом выдаются исследователю сотрудником читального зала.

4.4.16. Вносить изменения в тексты документов, в заверочные листы дел, делать на документах и обложках дел пометы, исправления, подчеркивания.

4.4.17. Перекладывать листы из одного дела в другое.

4.4.18. Менять последовательность листов в несброшюрованных делах. Замечания по содержанию и оформлению дел, порядку расположения листов в деле,  а также атрибуции следует подавать в письменном виде сотруднику читального зала.

4.4.19. Пользоваться при непосредственной работе с архивными документами клеем, скотчем, маркером, штрихом для пишущей машинки, копировальной бумагой, авторучкой, ножницами, другими режущими предметами.

4.4.20. Приглашать посторонних лиц, не оформленных в читальном зале, для работы с архивными документами и справочными ресурсами.

4.4.21. Пользоваться документами, значащимися за другими исследователями.

4.5. В случае нарушения Правил исследователь лишается права работы с документами СПбФ АРАН. Право может быть восстановлено с разрешения директора СПбФ АРАН.

V. Порядок выдачи дел, печатных изданий, предоставления научно-справочного аппарата

5.1. Архивные дела и другие материалы предоставляются исследователям на основании заполненных бланков требований (Приложение 3) с разрешения директора СПбФ АРАН.

5.2. Иногородние исследователи могут заказать дела через Интернет, выслав на электронный адрес читального зала заполненный бланк требования, который имеется на официальном сайте СПбФ АРАН (раздел «Обслуживание/Читальный зал/Бланки заявлений»).

5.2. Дела и другие материалы выдаются исследователям под расписку в бланке требования за каждую единицу предоставленного материала. После завершения работы с запрошенными материалами требования подшиваются в личные дела читателей.

5.3. Единовременно для пользования может быть выдано не более 5 дел (иногородним исследователям — не более 10 дел).

5.4. Заказанные и не использованные дела хранятся в читальном зале не более двух недель

5.5. Требования на новые документы принимаются после сдачи заказанных ранее дел. Возвращенные в хранилища документы могут быть повторно выданы исследователю не ранее, чем через шесть месяцев.

5.6. Сроки выдачи описей, дел, документов и других материалов в СПбФ АРАН: документы выдаются по графику, согласованному с сотрудниками читального зала. Справочно-информационные и другие печатные издания, хранящиеся в читальном зале и зале НСА, выдаются исследователям в день заказа.

5.7. Архивные материалы предоставляются сроком:

— описи и архивные справочники — на один день;

— уникальные и особо ценные документы — на один день;

— документы большого формата и изобразительные документы — до 14 дней;

— несброшюрованные, особо ценные документы и прочие дела — до одного месяца.

5.8. Для продления срока хранения и использования в читальном зале описей, дел, документов необходимо связаться по телефону или лично с сотрудником читального зала. Продление сроков использования уникальных и особо ценных документов согласуется заведующим ОИиУД с директором СПбФ АРАН, при необходимости оформляется новый заказ.

5.9. При наличии оцифрованных описей и фонда использования архивных документов подлинные описи и документы в читальный зал не выдаются. Выдача подлинных документов возможна по разрешению директора СПбФ АРАН, по отдельному заявлению исследователя с обоснованием необходимости выдачи подлинного документа.

5.10. При получении описей и дел исследователи проверяют их состояние и сохранность в присутствии сотрудника читального зала. При обнаружении повреждения или дефектов дел, документов, отсутствия листов в деле, неправильной нумерации исследователи должны сообщить об этом сотруднику читального зала. В противном случае при приеме документов от исследователя сотрудником читального зала ответственность за отсутствие или дефектность листов возлагается на исследователя.

5.11. Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случаях:

— их плохого физического состояния или нахождении дела/документа на реставрации;

— ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;

— нахождении дел/документов у сотрудников СПбФ АРАН в связи с выполнением служебных заданий (плановая научная и справочная работа, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов и др.);

— выдачи дел и документов во временное пользование другим учреждениям;

— экспонирования документов на выставке;

— выдачи дел/документов другому исследователю.

5.12. В читальный зал не выдаются дела (документы) из фондов, не прошедшие научного описания и технического оформления и не сданных на государственное хранение.

VI. Копирование и выдача копий архивных документов, изготовленных по заказам исследователей

6.1. Все виды копий документов (электронные, машинописные, ксеро-, фото-, кино-, видеокопии, микрофильмы, микрофиши и т.п.) для исследователей и учреждений изготовляются только с разрешения директора СПбФ АРАН.

6.2. Порядок копирования материалов для исследователей, работающих в читальном зале СПбФ АРАН, определяется действующим «Положением о копировании архивных документов СПбФ АРАН».

6.3. Ограничения на копирование документов архивного фонда:

6.3.1. Ограничение на копирование, в соответствии с Гражданским кодексом РФ, часть IV и Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 г., № 125-ФЗ, может быть наложено фондоообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на государственное хранение в СПбФ АРАН.

6.3.2. Копирование документов, составляющих объект авторского права, в том числе документов творческого характера, аудиовизуальных документов осуществляется в соответствии с Гражданским кодексом РФ, часть IV и Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 г., № 149-ФЗ.

6.3.3. В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 г., № 125-ФЗ накладывается ограничение на доступ к архивным документам, которые могут содержать информацию, нарушающую тайну личной жизни, и их копирование на срок 75 лет со дня создания документа.

6.3.4. Копированию не подлежат документы, находящиеся в плохой физической сохранности (в том числе с поврежденными переплетами), или документы, при копировании которых может быть нанесен ущерб их физическому состоянию.

6.3.5. Вопрос о возможности копирования уникальных и особо ценных документов, а также документов из дел, требующих расшивки или реставрации, решается директором СПбФ АРАН в каждом конкретном случае индивидуально.

6.3.6. Копирование крупноформатных документов (чертежей, карт, рисунков и пр.) по заявлениям исследователей и организаций производится в исключительных случаях в зависимости от технических возможностей СПбФ АРАН.

6.3.7. Не производится копирование фондов, коллекций и дел в полном объеме, максимальный объем копирования одного дела — 75 %.

6.3.8. Не производится копирование в полном объеме неопубликованных каталогов, картотек, баз данных и других архивных справочников. Допустимые объемы копирования согласуются с директором СПбФ АРАН в каждом конкретном случае индивидуально.

6.3.9. Копирование документов для исследователей, имеющих иностранное гражданство, и иностранных учреждений осуществляется исключительно на основе экспертного заключения авторитетного российского ученого — представителя соответствующей области знаний (преимущественно — члена Российской академии наук). Экспертное заключение должно подтверждать, что предоставление запрашиваемых копий документов не нанесет урона интересам российской науки.

6.3.10. Объем изготавливаемых копий по заявлениям исследователей и организаций для одного исследователя/организации ограничен 150 кадрами (страницами формата не более А3) в год.

6.3.11. В исключительных случаях ограничения по объему могут быть сняты с разрешения директора СПбФ АРАН.

6.3.12. Изготовление ксерокопий разрешается с Документов, возраст которых не превышает 50 лет.

6.4. Работы по изготовлению всех видов копий оплачиваются потребителями информации.

6.5. Основанием на копирование является заявление, оформленное по утвержденной форме (Приложение 4) и содержащее все необходимые визы.

6.6. Выполнение заказов на копирование осуществляется после оплаты работ по изготовлению копий на основании заключенного с СПбФ АРАН договора о копировании в соответствии с прейскурантом цен, утвержденным в установленном порядке. В случае неоплаты счета в установленные сроки заказ аннулируется, документы, отобранные для копирования, возвращаются в хранилища и могут быть повторно выданы для копирования не ранее, чем через шесть месяцев.

6.7. Качество изготавливаемых копий обеспечивается СПбФ АРАН.

6.8. Выдача копий документов осуществляется сотрудником читального зала лично в руки заказчику (на носителе, предоставленном заказчиком), его доверенному лицу, имеющему соответствующие документы, или высылаются по указанному заказчиком адресу.

Образцы бланков см. на вкладке "Обслуживание - Читальный зал - Бланки заявлений" 

Правила утверждены директором СПбФ АРАН - приказ № 14 от 27.04.2026 г.